Masz wątpliwości, co to są koszty uzyskania przychodu i jak działają w praktyce? Chcesz płacić niższy podatek, ale boisz się błędów w rozliczeniach? Z tego artykułu dowiesz się, jak patrzeć na koszty oczami urzędu skarbowego i jak rozsądnie z nich korzystać.
Definicja kosztów uzyskania przychodu
Punkt wyjścia jest prosty – koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione po to, aby zarobić lub utrzymać źródło zarobku. Ustawa o PIT mówi wprost, że chodzi o koszty związane z osiągnięciem przychodów albo z zachowaniem czy zabezpieczeniem ich źródła. Dochód do opodatkowania to więc przychód pomniejszony o koszty, a im większe koszty, tym mniejszy podatek.
W praktyce oznacza to, że gdy zastanawiasz się, co to są koszty uzyskania przychodu w Twojej sytuacji, musisz zadać sobie jedno pytanie. Czy bez danego wydatku mógłbyś realnie zarobić tyle samo albo w ogóle prowadzić działalność lub pracować na danym stanowisku? Jeżeli odpowiedź brzmi „nie” i wydatek nie znajduje się w katalogu wyłączonych kosztów z ustawy, masz dużą szansę, że jest to koszt podatkowy.
Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?
Przepisy nie zawierają zamkniętej listy wydatków, które zawsze są kosztem. Dlatego fiskus patrzy na związek wydatku z przychodem. Może to być związek bezpośredni, na przykład zakup towaru przeznaczonego do dalszej sprzedaży, ale także pośredni, jak opłata za księgowość czy utrzymanie strony internetowej. Ważne, aby wydatek miał biznesowe uzasadnienie.
W działalności gospodarczej typowe koszty to przede wszystkim wydatki na funkcjonowanie firmy. Do tej grupy zalicza się m.in. utrzymanie biura, narzędzia pracy czy usługi obce. Często pojawiają się też koszty związane z samochodem firmowym oraz amortyzacją środków trwałych. To właśnie one w wielu firmach budują znaczną część struktury kosztów.
Najczęściej spotykane przykłady kosztów firmowych to między innymi:
- czynsz za biuro oraz rachunki za media i Internet,
- zakup sprzętu biurowego i komputerowego,
- wydatki na reklamę i marketing,
- usługi księgowe i doradcze,
- koszty eksploatacji pojazdów używanych w działalności.
U pracowników sprawa wygląda inaczej. Ich koszty mają najczęściej formę zryczałtowaną – stałe kwoty wynikające z ustawy stosuje pracodawca przy obliczaniu zaliczek na PIT. Wyższe koszty przysługują osobom dojeżdżającym do pracy z innej miejscowości. Wyjątkiem są sytuacje, gdy pracownik rozlicza faktyczne koszty dojazdu na podstawie imiennych biletów okresowych.
Jakie wydatki nie są kosztem uzyskania przychodu?
Choć katalog wydatków uznawanych za koszt jest otwarty, ustawa zawiera długą listę wydatków, których nie wolno odliczyć. To bardzo istotny punkt, bo część z nich na pierwszy rzut oka wygląda jak typowe koszty firmowe, ale fiskus traktuje je inaczej. W takiej sytuacji nawet najlepsze uzasadnienie biznesowe nie pomoże.
Najczęściej pojawiają się tu wydatki o charakterze reprezentacyjnym, które mają budować wizerunek luksusu. Do katalogu wyłączonych kosztów należą też odsetki od nieterminowo płaconych podatków czy sama spłata rat kredytów i pożyczek. Kosztem może być jedynie część odsetkowa raty i to tylko wtedy, gdy została faktycznie zapłacona.
Do wydatków, które często są mylone z kosztami uzyskania przychodu, a w rzeczywistości nimi nie są, należą między innymi:
- wydatki na wystawne przyjęcia i prezenty o luksusowym charakterze,
- odsetki od zaległości podatkowych oraz innych zaległych zobowiązań publicznych,
- prywatne zakupy przedsiębiorcy, nawet jeśli na fakturze widnieją dane firmy,
- część wydatków związanych z samochodami osobowymi powyżej określonych limitów,
- zaliczki i przedpłaty, dopóki nie dojdzie do faktycznej dostawy towaru lub wykonania usługi.
Granica między wydatkiem firmowym a prywatnym bywa cienka. Typowy przykład to elegancki garnitur przedsiębiorcy. Bez dodatkowych elementów, takich jak trwałe oznaczenie firmy na odzieży, organy podatkowe zwykle uznają taki zakup za wydatek osobisty, a nie firmowy.
Koszty uzyskania przychodu pracownika
Koszty pracownicze działają inaczej niż koszty przedsiębiorcy. Pracownik otrzymuje przychód w postaci wynagrodzenia, premii czy świadczeń niepieniężnych, a pracodawca przy obliczaniu zaliczki na PIT automatycznie odejmuje ustawowe koszty. Co ważne, pracownik ma prawo do tych kwot nawet wtedy, gdy realnie nie poniósł żadnych wydatków związanych z dojazdem czy przygotowaniem do pracy.
Wysokość zryczałtowanych kosztów zależy głównie od dwóch czynników. Po pierwsze, od tego, czy pracownik pracuje tylko u jednego pracodawcy, czy równocześnie u kilku. Po drugie, od tego, czy mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, czy musi dojeżdżać z innego miasta. Przy dalszych dojazdach, po złożeniu odpowiedniego oświadczenia, stosuje się wyższy limit.
Osobną kategorią są podwyższone koszty autorskie. Dotyczą one twórców, którzy w ramach pracy lub umów cywilnoprawnych tworzą utwory objęte prawem autorskim i przenoszą prawa na zamawiającego. W takim przypadku koszty liczy się jako określony procent przychodu twórcy, aż do ustawowego limitu rocznego. Przy udokumentowanych wydatkach możliwe jest także rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów, jeśli są wyższe od ryczałtu.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?
Bez właściwych dokumentów nie ma kosztu podatkowego. Przedsiębiorca, który chce ująć wydatek w księdze przychodów i rozchodów, musi posiadać dowód księgowy spełniający wymogi rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Podstawą są faktury, rachunki, dokumenty celne oraz inne dowody potwierdzające rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Dokument powinien jasno wskazywać strony transakcji, datę, przedmiot zakupu oraz jego wartość.
W niektórych przypadkach dopuszczalne są tzw. dowody wewnętrzne. Stosuje się je chociażby przy rozliczaniu części kosztów mediów przypadających na działalność gospodarczą, kosztów diet w podróży służbowej czy opłat za parkowanie. Taki dokument musi zawierać datę, opis operacji oraz podpis osoby, która poniosła wydatek. Dobrze opisany dowód wewnętrzny – z załączonym biletem czy paragonem z parkometru – często ratuje prawo do kosztu podczas kontroli.
Dla pracownika dokumentacja wygląda prościej. Większość kosztów rozlicza za niego pracodawca, a wartości te są widoczne w informacji PIT od płatnika. Pracownik może jednak w zeznaniu rocznym skorygować koszty, na przykład gdy posiada imienne bilety potwierdzające wyższe wydatki na dojazd niż te, które wynikałyby z ryczałtu. Wtedy to właśnie bilety stają się podstawą do zastosowania wyższych kosztów.
Artykuł powstał przy współpracy z blogmobility.pl.
Artykuł sponsorowany
